Frist verpasst? Wie Hausverwaltungen das verhindern

Keine Frist mehr übersehen, auch wenn es hektisch wird.

Eine Frist verpasst die Hausverwaltung selten aus Nachlässigkeit. Sie stand in einer Mail, die als gelesen markiert wurde, oder im Kalender einer Kollegin, die krank ist. heytalo hängt jede Frist an den Vorgang, zu dem sie gehört, und zeigt sie dem ganzen Team.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Kevin ist Sachbearbeiter für Mietobjekte und Versicherungsschäden. Eine Woche mit Sturmschäden und Rückfragen zur Abrechnung.

Ohne heytalo

08:20Die Versicherung schreibt: Unterlagen zum Sturmschaden bitte binnen 14 Tagen. Kevin markiert die Mail mit einem Fähnchen.
10:00Ein Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung. Kevin trägt die Antwortfrist in eine Excel-Liste ein.
13:00Die Rauchmelderwartung steht im Kalender eines Kollegen, der inzwischen in einem anderen Team arbeitet.
16:00Drei Wochen später fragt die Versicherung nach. Die Mail mit dem Fähnchen liegt auf Seite vier des Postfachs.

Mit heytalo

08:20Kevin ordnet die Mail dem Vorgang „Sturmschaden Dach“ zu und setzt eine Frist. Sie steht am Vorgang, nicht im Postfach.
10:00Der Widerspruch wird ein eigener Vorgang mit Frist und Wiedervorlage.
13:00Die Rauchmelderwartung ist ein Vorgang mit Frist. Beim Teamwechsel wird nur die Zuständigkeit umgestellt.
16:00Die Übersicht der anstehenden Fristen hat rechtzeitig erinnert. Die Unterlagen sind längst bei der Versicherung.

So löst heytalo das

Die Frist steht am Fall

Jeder Vorgang hat Frist und Wiedervorlage, mit einer Notiz, was dann zu tun ist. Wer den Vorgang öffnet, sieht beides sofort, auch die Vertretung.

Mehr zum Fristenmanagement

Vorgangsdetails mit Wiedervorlage samt Hinweis, rot markierter Frist und beauftragtem Dienstleister

Alle anstehenden Fristen auf einen Blick

Auf der Startseite stehen die anstehenden Wiedervorlagen und Fristen mit Liegenschaft und Datum. So sehen Sie morgens, was in den nächsten Tagen fällig wird.

Bereich „Anstehende Wiedervorlagen und Fristen“ mit Vorgängen, Liegenschaften und Terminen

Eingeschlafene Vorgänge fallen auf

Nicht jede Frist ist ein Datum. Manche Fälle bleiben einfach liegen. Die Auswertung listet Vorgänge, die länger ohne neue Aktivität sind, damit Sie nachhaken, bevor jemand anruft.

Reaktionszeiten messen

Auswertung „Eingeschlafene Vorgänge“ mit Liegenschaft und Tagen seit der letzten Aktivität

Fristen aus Mails und Briefen sichern

Mails und Briefe mit Fristen ordnen Sie direkt einem Vorgang zu und setzen dort die Frist. Die Nachricht kann aus dem Posteingang verschwinden, die Frist nicht.

E-Mail-Chaos beenden

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Dafür haben wir den Outlook-Kalender.

Der Kalender kennt den Termin, aber nicht den Fall. In heytalo steht die Frist am Vorgang, mit allen Mails, Anrufen und Unterlagen. Und sie ist für das Team sichtbar, nicht nur für eine Person.

Fristen eintragen ist auch Arbeit.

Ein Datum am Vorgang zu setzen dauert Sekunden. Eine verpasste Frist kostet mehr Zeit als alle Einträge zusammen.

Welche Fristen gesetzlich gelten, weiß heytalo das?

heytalo erinnert an die Fristen, die Sie und Ihr Team setzen. Welche Frist rechtlich gilt, prüfen Sie wie bisher.

Und wenn die Zuständige ausfällt?

Die Frist hängt am Vorgang, nicht an der Person. Wer den Vorgang übernimmt, übernimmt die Frist.

Häufige Fragen

Wie vermeide ich, dass in der Hausverwaltung Fristen verpasst werden?

Indem Fristen nicht in Postfächern, Kalendern oder Listen einzelner Mitarbeiter stehen, sondern am Vorgang. In heytalo sieht das Team alle anstehenden Fristen und Wiedervorlagen in einer Übersicht.

Was ist der Unterschied zwischen Frist und Wiedervorlage?

Die Frist ist der Termin, bis zu dem etwas erledigt sein muss. Die Wiedervorlage erinnert vorher daran, den Vorgang wieder anzuschauen, zum Beispiel mit dem Hinweis „Restfeuchte messen lassen“.

Sieht die Vertretung meine Fristen?

Ja. Fristen und Wiedervorlagen hängen am Vorgang. Wer ihn öffnet, sieht sie.

Kann ich auch Prüf- und Kündigungsfristen verwalten?

Ja. Wartungen, Prüfungen und Vertragslaufzeiten legen Sie als Vorgang mit Frist und Wiedervorlage an.

Wo liegen die Daten?

Auf Servern in Deutschland. heytalo ist DSGVO-konform.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42