KI-Assistenz für Objektbetreuer in der Verwaltung

Eine Assistenz, die vorbereitet, damit Sie entscheiden.

Objektbetreuer verbringen viel Zeit mit Dingen, die keine Entscheidung brauchen: abhören, abtippen, zuordnen, Standardantworten schreiben. Die KI-Assistenz in heytalo bereitet das vor. Sie prüfen, ergänzen und entscheiden.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Sandra betreut 14 Liegenschaften. Ein Donnerstag mit zwei Begehungen und einem Wasserschaden.

Ohne heytalo

08:15Ein Wasserschaden wird gemeldet. Sandra legt den Vorgang an und tippt Adresse, Einheit und Kategorie ein.
10:00Zwischen zwei Begehungen hört sie im Auto Sprachnachrichten ab und schreibt auf einen Block.
13:30Ein Eigentümer will den Stand wissen. Sandra schreibt eine ausführliche Antwort von Grund auf.
16:00Notizen vom Tag liegen auf Block, Handy und in Mails. Sandra überträgt sie in die Akte.

Mit heytalo

08:15Sandra beschreibt kurz, was passiert ist. Die KI füllt Kategorie, Liegenschaft und Titel vor.
10:00Die Sprachnachrichten stehen als Text am Vorgang. Sandra liest sie zwischen den Terminen.
13:30Ein Antwortentwurf liegt bereit. Sandra ergänzt den Termin des Handwerkers und sendet.
16:00Telefonate, Mails und Notizen stehen schon im Verlauf. Für die Akte ist nichts mehr zu tun.

So löst heytalo das

Vorgänge in Sekunden

Beschreiben Sie kurz, was passiert ist. heytalo erkennt Kategorie, Liegenschaft und Einheit und schlägt einen Titel vor. Verantwortliche und Dienstleister wählen Sie direkt aus.

Jede Anfrage ein Vorgang

Der ganze Fall in einem Verlauf

Telefonnotizen, Mails an den Handwerker und interne Hinweise stehen untereinander im Vorgang. Mit einer Erwähnung übergeben Sie an eine Kollegin, die sofort sieht, worum es geht.

Verlauf eines Wasserschaden-Vorgangs mit Telefonnotizen, Auftrag an den Sanitärbetrieb und interner Übergabe

Antwortentwürfe und Textbausteine

Für E-Mails und Chats schlägt die KI eine Antwort vor, für häufige Fragen nutzen Sie Textbausteine. Mieter in anderen Sprachen erreichen Sie ebenfalls. Gesendet wird, was Sie freigeben.

KI-Antwortentwürfe

Ihr Tag auf einen Blick

Die Startseite zeigt Ihre offenen Vorgänge mit Liegenschaft und Alter. Was die KI vorbereitet hat, finden Sie dort, wo Sie ohnehin anfangen.

Kachel „Meine offenen Vorgänge“ mit Vorgangsnummer, Titel, Liegenschaft und Alter

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Ich mache das lieber selbst.

Das können Sie. Die KI macht nur Vorschläge. Bestätigen geht schneller als Tippen, ändern geht immer.

Werden Objektbetreuer dadurch ersetzt?

Nein. Die Assistenz übernimmt Vorbereitung. Entscheidungen, Gespräche mit Eigentümern und Termine vor Ort bleiben bei Ihnen.

Klingen die Entwürfe nach Maschine?

Sie lesen jeden Entwurf, bevor er rausgeht, und passen ihn an. Textbausteine formulieren Sie selbst.

Funktioniert das auch unterwegs?

Ja. heytalo läuft im Browser auf Smartphone und Tablet und lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren, mit Push-Benachrichtigungen. Begehungen mit Fotos, Mängeln und Unterschrift erledigen Sie vor Ort im mobilen Browser.

Häufige Fragen

Was macht die KI-Assistenz für Objektbetreuer?

Sie füllt neue Vorgänge vor, verschriftlicht Sprachnachrichten, schlägt Liegenschaft und Vorgang für Nachrichten vor und erstellt Antwortentwürfe für E-Mails und Chats.

Wer entscheidet?

Immer Ihr Team. Die KI sortiert vor und macht Vorschläge.

Kann ich Vorgänge an Kollegen übergeben?

Ja. Mit einer Erwähnung im Vorgang oder über die Zuständigkeit. Der ganze Verlauf geht mit.

Gibt es Textbausteine?

Ja. Textbausteine für häufige Anfragen pflegen Sie in den Einstellungen. Sie gelten für das ganze Team und lassen sich in E-Mails und Chats nutzen.

Wie sieht das an einem echten Fall aus?

Buchen Sie eine Demo. In 30 Minuten zeigen wir heytalo an einem Fall aus Ihrem Alltag.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42