Ticketsystem für Hausverwaltungen

Das Ticketsystem, das Hausverwaltung versteht.

Ein normales Ticketsystem kennt keine Liegenschaften, keine Eigentümer und keine Handwerker. heytalo schon: Jede Anfrage wird ein Vorgang mit Objekt, Zuständigkeit, Frist und dem ganzen Verlauf – egal, über welchen Kanal sie kam.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias arbeitet im Team Mietverwaltung. Ein Montagmorgen nach einem Wochenende mit Sturm.

Ohne heytalo

07:4547 neue E-Mails im Sammelpostfach. Niemand weiß, wer welche schon beantwortet hat.
09:00Ein Mieter ruft zum dritten Mal wegen des kaputten Dachfensters an. Die Notiz vom Freitag hängt am Bildschirm einer Kollegin.
10:30Der Dachdecker hat ein Angebot geschickt – an die private Adresse eines Kollegen, der im Urlaub ist.
16:00Am Abend ist unklar, was erledigt ist und was morgen fällig wird.

Mit heytalo

07:45Die E-Mails sind vorsortiert, Liegenschaft und Vorgang sind vorgeschlagen. Jeder sieht, was ihm zugewiesen ist.
09:00Beim Anruf öffnet Tobias den Vorgang „Dachfenster“ und sieht jeden bisherigen Schritt.
10:30Das Angebot landet im Vorgang. Die Vertretung übernimmt ohne Übergabegespräch.
16:00Offene Vorgänge, Fristen und Wiedervorlagen stehen im Überblick – nichts bleibt liegen.

So löst heytalo das

Ein Eingang für alle Kanäle

E-Mail-Postfächer, Telefon, Briefe und das Portal laufen an einem Ort zusammen. Jede Nachricht lässt sich mit einem Klick einer Liegenschaft, einem Mitarbeiter und einem Vorgang zuordnen.

Mehr zur Kommunikation

E-Mail in heytalo mit Feldern für Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang

Vorgang mit Frist, Wiedervorlage und Verlauf

Jeder Vorgang zeigt Meldende, Verantwortliche, Dienstleister, Frist und Wiedervorlage. Alle Nachrichten, Telefonate und Notizen stehen im Verlauf, auch für die Vertretung. Aufträge an Dienstleister gehen per E-Mail aus dem Vorgang. Bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Vorgangsdetails mit Verantwortlicher, Wiedervorlage, Frist, Dienstleister und Schadenfux24-Nummer

Neue Vorgänge in Sekunden

Beschreiben Sie kurz, was passiert ist. heytalo erkennt Kategorie, Liegenschaft und Einheit und schlägt einen Titel vor. Zuständige und Dienstleister wählen Sie direkt aus.

Formular für einen neuen Vorgang mit KI-Vorschlag, Kategorie, Mitarbeitern und Dienstleistern

Reaktionszeiten im Blick

Die Auswertung zeigt, welche Vorgänge lange offen sind, welche gerade aktiv sind und welche eingeschlafen sind – nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie.

Auswertung mit ältesten offenen Vorgängen, aktiven und eingeschlafenen Vorgängen

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Wir haben schon ein Ticketsystem.

Allgemeine Ticketsysteme kennen keine Liegenschaften, Einheiten und Eigentümer. In heytalo hängt jeder Vorgang am Objekt und an den Beteiligten – und ist mit Impower verbunden.

Akzeptiert das Team ein neues System?

Ihr Team arbeitet weiter in seinen gewohnten Kanälen, nur an einem Ort. Wir schulen nach Rollen und begleiten die ersten Wochen.

Datenschutz?

Server in Deutschland, DSGVO-konform. Wer was sieht, regeln Sie über Rollen und Freigaben.

Was kostet ein Ticketsystem mit heytalo?

heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab, ohne Nutzerlizenzen – das ganze Team arbeitet ohne Aufpreis mit.

Häufige Fragen

Was unterscheidet heytalo von einem allgemeinen Ticketsystem?

heytalo ist für Hausverwaltungen gebaut: Jeder Vorgang hängt an Liegenschaft, Einheit und Beteiligten, Dienstleister werden per E-Mail direkt aus dem Vorgang beauftragt, Eigentümer und Mieter sehen den Stand im Portal. Stammdaten kommen aus Impower.

Welche Kanäle laufen ins Ticketsystem?

E-Mail-Postfächer, Telefonie (zum Beispiel Placetel und fonial), Briefe, Chat und das Eigentümer- und Mieterportal.

Erkennt heytalo, wozu eine Nachricht gehört?

Die KI schlägt Liegenschaft, Kategorie und passenden Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung.

Kann ich Reaktionszeiten auswerten?

Ja. Die Auswertung zeigt lange offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge – nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie.

Gibt es Nutzerlizenzen?

Nein. heytalo wird pro verwalteter Einheit abgerechnet, Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42