Jahresabrechnung für die WEG, Betriebskostenabrechnung für Mieter, dazu Messdienste, Belege und Rückfragen. Diese Checkliste für die Abrechnungssaison der Hausverwaltung ordnet alles in sieben Phasen, damit nichts an der Frist hängen bleibt.
Tobias ist in der Buchhaltung für 40 Liegenschaften zuständig. Ein Dienstag im März, mitten in der Abrechnungssaison.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Vorbereiten, ablesen und Belege sammeln, Heiz- und Wasserkosten, erstellen und prüfen, versenden und beschließen, Rückfragen beantworten, nachbereiten. Jede Phase hat ein Beispiel-Zeitfenster und ein klares Ergebnis. Den Plan passen Sie an Wirtschaftsjahr, Messdienst und Versammlungstermine an.
Die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten für Betriebskosten (§ 556 Abs. 3 BGB), die Verteilung der Heizkosten nach HeizkostenV, die CO₂-Kostenaufteilung, der Beschluss über Nachschüsse und Vorschüsse sowie der Vermögensbericht nach § 28 WEG. Wichtig für 2026: Nicht fernablesbare Erfassungsgeräte müssen bis 31.12.2026 nachgerüstet oder ersetzt werden (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Überblick ohne Gewähr, keine Rechtsberatung.
Ratgeber: BetriebskostenabrechnungDie meisten Verzögerungen beginnen bei fehlenden Werten. Die Checkliste erinnert an Ablesetermine, Zwischenablesungen bei Nutzerwechsel und die Klärung mit dem Messdienst. In heytalo erfassen Sie Zählerstände mit Datum, Ablesegrund und Foto, Bewohner tragen sie über einen Ablese-Link auch ohne eigenes Konto ein; Messdienste und Versorger lassen sich einbinden.
Zählerablesung organisieren
heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Offene Rechnungen sehen Sie im Überblick. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, gebucht wird in Impower.
Rechnungen zuordnen
Nach dem Versand kommen die Fragen: Warum eine Nachzahlung, warum geschätzt, warum mehr Heizkosten? Die Checkliste empfiehlt einen Sammelvorgang je Liegenschaft und vorbereitete Textbausteine. In heytalo helfen dabei KI-Antwortentwürfe, die Ihr Team prüft und abschickt.
Rückfragen zur Abrechnung bündelnHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Gut. Legen Sie die Checkliste daneben und prüfen Sie, ob ein Punkt fehlt. Oft sind es Kleinigkeiten wie Abgrenzungen oder Zwischenablesungen, die am Ende Zeit kosten.
Die Berechnung ja. Aber Zählerstände, Belege, Messdienst, Versand und Rückfragen müssen organisiert werden. Genau dafür ist die Checkliste da.
Das hängt von Ihrem Stand ab. Einen Umstieg mitten in der Saison sollten Sie gut planen; wir besprechen das gern mit Ihnen.
Ja. Phase 4 trennt WEG-Jahresabrechnung und Betriebskostenabrechnung für Mieter, die übrigen Phasen gelten für beide.
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen.
Gesamt- und Einzelabrechnungen, der Beschluss über Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG) sowie der Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG). Der Verwaltungsbeirat soll die Jahresabrechnung prüfen.
Nicht fernablesbare Erfassungsgeräte müssen bis 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder ersetzt werden, Ausnahmen sind möglich (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV). Klären Sie den Stand mit Ihrem Messdienst.
Bündeln Sie sie je Liegenschaft in einem Vorgang und bereiten Sie Antworten auf die häufigsten Fragen vor. Belegeinsicht organisieren Sie vor Ort oder digital.
Ja. Sie können das PDF frei herunterladen und in Ihrer Verwaltung verwenden.
Schon im November und Dezember des laufenden Jahres: Ablesetermine vereinbaren, Eigentümer- und Mieterwechsel mit Stichtag erfassen, Verteilerschlüssel prüfen. Was hier liegen bleibt, fehlt im Februar.
Die Buchhaltung läuft in Impower. heytalo organisiert drumherum: Zählerstände, Rechnungen im Vorgang, Versand per Portal, E-Mail oder E-Post und die Rückfragen danach.
Kostenlos herunterladen
Checkliste Abrechnungssaison als PDF
Zeitplan in sieben Phasen, Prüfpunkte für WEG und Miete und rechtliche Eckpunkte, 4 Seiten.
PDF herunterladenIn 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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