Wie viele Vorgänge sind offen? Wie lange dauert es, bis etwas erledigt ist? Wie gut ist das Büro erreichbar? Wir erklären die wichtigsten Kennzahlen der Hausverwaltung, ohne Branchenwerte zu erfinden – und zeigen, welche heytalo aus dem Alltag Ihres Teams automatisch auswertet.
Tobias führt eine Verwaltung mit vier Objektbetreuern. Ein Freitagnachmittag, das Monatsgespräch mit dem Team steht an.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Die Grundkennzahl jeder Verwaltung: Wie viele Anliegen kommen herein, wie viele werden erledigt, wie viele bleiben offen? Steigt der Bestand über Monate, wächst die Arbeit schneller als das Team. heytalo zählt das für jeden Zeitraum, je Liegenschaft und Mitarbeiter.
Die Durchlaufzeit misst, wie lange ein Vorgang von der Meldung bis zum Abschluss braucht. Die Reaktionszeit fragt, wie schnell der erste Schritt passiert. heytalo zeigt die Lebensdauer von Vorgängen und weist lange offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge aus.
Reaktionszeiten messenWie viele Anrufe kommen an, wie viele gehen raus, wie viele werden verpasst? Daraus ergibt sich die Erreichbarkeit – eine Kennzahl, die Eigentümer direkt spüren. heytalo wertet Anrufe nach Zeitraum, Liegenschaft und Kontakt aus, auch nach Tagesstunde und Wochentag.
Kontakte pro Einheit zeigen, welche Liegenschaft wie viel Aufwand macht – unabhängig von ihrer Größe. Die Verteilung nach Kategorie zeigt, worum es geht: Wasserschäden, Wartung, Anträge. Beides hilft bei Personalplanung und beim Gespräch über die Verwaltervergütung.
Wie viele Einheiten betreut eine Person? Wie viele Wiedervorlagen und Fristen sind überfällig? Die Zahl der Einheiten kennen Sie aus Ihren Stammdaten, Fristen und Wiedervorlagen stehen in heytalo an jedem Vorgang. Finanzkennzahlen wie Hausgeldrückstände bleiben in der Buchhaltung in Impower.
Mehr Objekte je BetreuerEine Zahl allein sagt wenig. Aussagekräftig wird sie im Verlauf: Steigen die offenen Vorgänge seit drei Monaten? Häufen sich Anrufe zu bestimmten Tageszeiten? Vergleichen Sie Zeiträume und Liegenschaften miteinander statt mit angeblichen Branchenwerten. Die Auswertungen lassen sich exportieren, etwa für das Gespräch mit dem Beirat.
Servicequalität gegenüber Beiräten zeigenHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Sie zeigen, wo es hakt – oft bei Liegenschaften oder Themen, nicht bei Personen. Wie Sie die Zahlen nutzen, entscheiden Sie selbst.
Nein. Die Auswertung entsteht aus der Arbeit, die ohnehin in heytalo passiert: Anrufe, E-Mails, Briefe und Vorgänge.
Allgemeingültige Richtwerte gibt es nicht, jeder Bestand ist anders. Wichtiger als ein Vergleich ist die eigene Entwicklung über Monate.
Auch kleine Verwaltungen profitieren, wenn sie sehen, welche Liegenschaft wie viel Aufwand macht. Die Auswertung kostet keine zusätzliche Arbeit.
Bewährt haben sich: neue, erledigte und offene Vorgänge, Durchlauf- und Reaktionszeit, telefonische Erreichbarkeit, Kontakte pro Einheit, Vorgänge nach Thema, Einheiten pro Betreuer und überfällige Fristen. Dazu kommen Finanzkennzahlen aus der Buchhaltung.
Vorgänge nach Status, Kategorie, Liegenschaft und Mitarbeiter, die Lebensdauer von Vorgängen, lange offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge, Anrufe mit Erreichbarkeit sowie Kontakte pro Einheit je Liegenschaft.
heytalo zeigt Ihre eigenen Zahlen. Vergleichen Sie vor allem Zeiträume und Liegenschaften miteinander.
Ja. Sie wählen Zeitraum, Liegenschaft und Mitarbeiter und sehen die Werte genau für diese Auswahl.
Ein fester Rhythmus hilft, zum Beispiel monatlich im Teamgespräch. In heytalo stehen die Zahlen jederzeit bereit, ohne dass jemand sie vorher zusammentragen muss.
Buchhaltung und Finanzen laufen in Impower. heytalo wertet Kommunikation und Vorgänge aus.
In einer Demo zeigen wir Ihnen die Auswertungen – 30 Minuten, kostenlos, mit Ihrem eigenen Fall.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
Suchen Sie sich direkt einen freien Slot aus.
So können wir die Demo passend zuschneiden.
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