Leistungsnachweis: Was die Hausverwaltung leistet

„Was machen Sie eigentlich für unser Geld?“

Die meiste Arbeit einer Hausverwaltung sieht niemand: Telefonate, Abstimmungen mit Handwerkern, Nachfragen bei Versicherungen. Spätestens wenn über die Verlängerung des Verwaltervertrags gesprochen wird, fehlt der Leistungsnachweis. Mit heytalo hat jeder Vorgang einen Verlauf, und Auswertungen zeigen, was für ein Objekt passiert ist.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Sandra betreut eine WEG mit 36 Einheiten. In acht Wochen ist Eigentümerversammlung, auf der Tagesordnung steht die Wiederbestellung der Verwaltung.

Ohne heytalo

09:00Der Beirat bittet um eine Übersicht, was die Verwaltung im letzten Jahr für das Objekt getan hat.
10:30Sandra sucht in drei Postfächern, im Kalender und in Telefonnotizen. Viele Anrufe sind nirgends festgehalten.
14:00Ein Eigentümer behauptet, auf seine Schadenmeldung habe niemand reagiert. Sandra erinnert sich anders, kann es aber nicht belegen.
16:30Die Übersicht für den Beirat bleibt eine Aufzählung aus dem Gedächtnis.

Mit heytalo

09:00Sandra filtert die Auswertung auf die Liegenschaft und die letzten zwölf Monate.
10:30Die Kennzahlen zeigen Telefonate, E-Mails, Briefe, Vorgänge und Chat-Nachrichten. Der Verlauf pro Tag zeigt, wann viel los war.
14:00Im Vorgang des Eigentümers steht jede Reaktion mit Datum: Eingangsbestätigung, Beauftragung, Rückmeldung.
16:30Sandra exportiert die Auswertung als PDF und bespricht sie mit dem Beirat.

So löst heytalo das

Jeder Schritt mit Datum und Namen

Mails, Anrufe, Aufträge und Notizen stehen im Verlauf des Vorgangs, mit Zeitpunkt und Bearbeiterin. Bei Rückfragen zeigen Sie, was wann passiert ist.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Verlauf eines Vorgangs mit verschriftlichter Sprachnachricht und Antwort der Verwaltung

Auswertungen pro Liegenschaft und Zeitraum

Die Auswertungen zeigen Anrufe, E-Mails, Briefe, Vorgänge und Chat-Nachrichten im Überblick, filterbar nach Liegenschaft, Zeitraum und Kontakt. Eigene Reiter gibt es unter anderem für Vorgänge, Telefon, Versammlungen und Schlüssel.

Kopf der Auswertungen mit Reitern für Kontaktpunkte, Vorgänge, Telefon, Liegenschaften, Versammlungen und Schlüssel

Sehen, wann wie viel los war

Der Verlauf pro Tag zeigt die Kontakte nach Kanal. Nach einem Sturm oder einem Wasserschaden ist auf einen Blick zu sehen, warum die Verwaltung in dieser Woche besonders viel zu tun hatte.

Balkendiagramm mit Kontakten pro Tag, aufgeteilt nach Telefonaten, E-Mails, Briefen, Vorgängen und Chat

Eine Grundlage für Beirat und Versammlung

Auswertungen exportieren Sie als PDF oder CSV. Damit haben Sie für die Beiratssitzung oder die Versammlung eine Grundlage, die auf Daten beruht statt auf Erinnerung.

Servicequalität gegenüber Beiräten zeigen

Reaktionszeiten zeigen

Welche Vorgänge lange offen sind, welche aktiv laufen und welche eingeschlafen sind, sehen Sie in der Auswertung. Das hilft im Gespräch mit Eigentümern und in der eigenen Steuerung.

Reaktionszeiten messen

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Ersetzt das die rechtliche Prüfung des Verwaltervertrags?

Nein. heytalo dokumentiert, was Ihre Verwaltung tut. Welche Leistungen ein Vertrag umfasst und wie sie abzurechnen sind, klären Sie wie bisher mit Ihrer Rechtsberatung.

Eigentümer wollen Ergebnisse sehen, keine Statistik.

Deshalb zählt der Verlauf: Er zeigt nicht nur Zahlen, sondern was bei einem Schaden konkret passiert ist, Schritt für Schritt.

Müssen wir dafür alles doppelt erfassen?

Nein. Mails, Anrufe und Briefe landen ohnehin im Vorgang. Die Auswertung entsteht aus der täglichen Arbeit.

Sieht der Beirat dann alles?

Nur, was Sie freigeben. Die Auswertung exportieren Sie selbst, Vorgänge teilen Sie gezielt.

Häufige Fragen

Wie weise ich als Hausverwaltung meine Leistung nach?

Mit einer Dokumentation, die nebenbei entsteht. In heytalo steht jeder Schritt im Verlauf des Vorgangs, und die Auswertungen zeigen Anrufe, E-Mails, Briefe und Vorgänge je Liegenschaft und Zeitraum. Beides können Sie dem Beirat zeigen.

Kann ich Auswertungen für eine einzelne Liegenschaft erstellen?

Ja. Sie filtern nach Liegenschaft, Zeitraum und Kontakt und exportieren das Ergebnis als PDF oder CSV.

Ist das eine rechtliche Beratung zum Verwaltervertrag?

Nein. heytalo liefert Daten zu Ihrer Arbeit. Die rechtliche Bewertung von Verträgen gehört zu Ihrer Rechtsberatung.

Werden Telefonate mitgezählt?

Ja, wenn sie über die angebundene Telefonie laufen, zum Beispiel Placetel oder fonial. Die Auswertung zeigt Anzahl und Dauer.

Kann ich den Beirat direkt einbinden?

Ja. Vorgänge und Dokumente lassen sich gezielt für den Beirat freigeben.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42