Servicequalität gegenüber dem Beirat nachweisen

Zeigen Sie dem Beirat, was Ihre Verwaltung leistet.

„Man erreicht Sie ja nie“: Solche Sätze fallen in der Beiratssitzung schnell. Mit heytalo können Sie die Servicequalität Ihrer Hausverwaltung nachweisen – mit Zahlen zur Liegenschaft, mit nachvollziehbaren Vorgängen und mit dem Stand, den der Beirat selbst im Portal sieht.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura ist Objektbetreuerin und bereitet die Beiratssitzung einer großen WEG vor.

Ohne heytalo

09:00Laura sucht zusammen, was im letzten Jahr in der Anlage passiert ist: E-Mails, Telefonnotizen, Handwerkerrechnungen.
11:00Der Beiratsvorsitzende schreibt, er habe ständig nachfragen müssen. Laura kann das aus dem Gedächtnis nicht widerlegen.
14:00Für die Sitzung baut sie eine Tabelle mit erledigten Schäden. Ob sie vollständig ist, weiß sie nicht.
18:00In der Sitzung fragt der Beirat nach der Aufzugswartung. Die Antwort reicht Laura später per E-Mail nach.
19:30Nach der Sitzung bleibt beim Beirat der Eindruck, die Verwaltung reagiere langsam. Belegen lässt sich weder das eine noch das andere.

Mit heytalo

09:00Laura filtert die Auswertung auf die Liegenschaft und das letzte Jahr: Telefonate, E-Mails, Briefe, Vorgänge.
11:00Sie öffnet die Vorgänge, in denen der Beirat geschrieben hat. Jede Anfrage, jede Antwort und jeder Handwerkertermin steht mit Datum im Verlauf.
14:00Die Auswertung exportiert sie als PDF und nimmt sie zur Sitzung mit.
18:00Der Vorgang „Aufzug“ ist für den Beirat freigegeben. Den Stand sieht er im Portal, auch nach der Sitzung.
19:30Der Beirat hat Zahlen und Verläufe gesehen. Über Verbesserungen spricht man jetzt konkret, an einzelnen Vorgängen.

So löst heytalo das

Auswertung je Liegenschaft

Wählen Sie Liegenschaft und Zeitraum: heytalo zeigt Kontaktpunkte, Vorgänge, Telefonate und Versammlungen dieser Anlage. Das Ergebnis exportieren Sie als PDF oder CSV, etwa als Anlage für die Beiratssitzung.

Auswertungen mit Reitern für Kontaktpunkte, Vorgänge, Telefon, Liegenschaften, Versammlungen, Schlüssel und Finanzen

Sichtbar machen, was bearbeitet wurde

Die Vorgangsauswertung zeigt, welche Vorgänge im Zeitraum besonders viel Arbeit gemacht haben, mit Liegenschaft und Zahl der Aktivitäten. So wird greifbar, was hinter einem Wasserschaden oder einer Angebotseinholung steckt.

Liste „Top-aktive Vorgänge“ mit Titel, Liegenschaft und Anzahl der Aktivitäten

Den Beirat mitlesen lassen

Geben Sie einzelne Vorgänge oder Dokumente für den Beirat frei. Er sieht den Stand im Portal oder in der App und muss nicht mehr nachfragen. Fragen des Beirats beantworten Sie direkt im Vorgang, die Antwort erscheint im Portal.

Ratgeber: Beirat digital einbinden

Beteiligung an Umlaufbeschlüssen

Für Versammlungen und Umlaufbeschlüsse zeigt heytalo, wie viele Einheiten geantwortet haben und wie lange es im Mittel vom Versand bis zur Abstimmung dauert. Das zeigt, wie gut Sie die Eigentümer erreichen.

Ratgeber: Umlaufbeschluss

Kennzahlen zu Umlaufbeschlüssen und Beteiligungsquote mit Zahl der beantworteten Einheiten

Nachvollziehbar statt behauptet

Jeder Vorgang dokumentiert Eingang, Zuständigkeit, Dienstleister und Antworten mit Datum. Gibt es Streit über eine Bearbeitungsdauer, schauen Sie gemeinsam in den Verlauf.

Leistungsnachweis zum Verwaltervertrag

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Will der Beirat überhaupt Zahlen sehen?

Nicht jeder. Aber wenn Kritik kommt, sind Zahlen und ein vollständiger Verlauf die sachlichste Antwort. Wie viel Sie zeigen, entscheiden Sie.

Machen ungünstige Zahlen uns nicht angreifbar?

Sie entscheiden, welche Auswertung Sie teilen. Intern helfen gerade unbequeme Zahlen, rechtzeitig nachzusteuern.

Sieht der Beirat dann alles?

Nein. Der Beirat sieht nur, was Sie für ihn freigeben, also einzelne Vorgänge oder Dokumente. Interne Notizen bleiben intern.

Kostet der Zugang für den Beirat extra?

Nein. Portalzugänge sind unbegrenzt, abgerechnet wird pro verwalteter Einheit.

Häufige Fragen

Wie weise ich die Servicequalität einer Hausverwaltung nach?

Mit nachvollziehbaren Vorgängen und mit Zahlen: Was kam rein, was wurde erledigt, wie lange lag etwas offen? heytalo liefert beides je Liegenschaft und Zeitraum.

Kann ich Auswertungen für eine einzelne Liegenschaft erstellen?

Ja. Sie filtern nach Liegenschaft und Zeitraum und exportieren das Ergebnis als PDF oder CSV.

Was sieht der Beirat im Portal?

Die Vorgänge und Dokumente, die Sie für ihn freigeben. Der Beirat nutzt dafür das Portal oder die App für iPhone, iPad und Android.

Lässt sich die Beteiligung an Umlaufbeschlüssen auswerten?

Ja. Die Auswertung zeigt je Umlaufbeschluss, wie viele Einheiten geantwortet haben, dazu die Beteiligungsquote und die mittlere Zeit vom Versand bis zur Abstimmung.

Kann der Beirat eigene Anliegen im Portal melden?

Ja. Anliegen aus dem Portal kommen in heytalo an und werden einem Vorgang zugeordnet. Ihre Antwort sieht der Beirat im Portal.

Ist das DSGVO-konform?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Was Sie mit dem Beirat teilen, legen Sie über Freigaben selbst fest.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42