Software für Wohnungsgenossenschaften

Nah an den Mitgliedern, auch wenn die Genossenschaft wächst.

Wohnungsgenossenschaften leben vom persönlichen Kontakt. Gleichzeitig kommen Anfragen per Telefon, E-Mail, Brief und am Empfang. heytalo ist die Software für Wohnungsgenossenschaften, die diese Anfragen bündelt und Mitglieder über Portal und App einbindet. So bleibt Zeit für das Gespräch, das wirklich persönlich sein muss.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura arbeitet in der Mitgliederbetreuung einer Genossenschaft mit 2.400 Wohnungen. Ein Dienstag, an dem die Zählerablesung angekündigt werden muss.

Ohne heytalo

08:00Am Empfang wartet eine Schlange, gleichzeitig klingelt das Telefon. Anliegen landen auf Zetteln.
10:00Ein Mitglied meldet einen Wasserfleck an der Decke. Die Meldung wandert von Hand zu Hand zur Technik.
13:00Die Ankündigung der Zählerablesung geht als Brief an alle Haushalte. Die Rückfragen kommen per Telefon.
15:30Ein Mitglied fragt nach dem Stand seiner Reparatur. Laura ruft den Techniker an, der steht auf einem Dach.
17:00Ein Kollege aus der Technik ist krank. Welche Reparaturen er zugesagt hat, steht in seinem Notizbuch.

Mit heytalo

08:00Telefonate und E-Mails landen in heytalo und sind Vorgängen zugeordnet. Am Empfang bleibt Zeit für das Gespräch.
10:00Das Mitglied meldet den Wasserfleck in der App. Der Vorgang hat Liegenschaft, Kategorie und Beschreibung.
13:00Die Ankündigung geht per Portal und E-Mail, an Haushalte ohne E-Mail als Brief über E-Post.
15:30Laura sieht den Stand im Vorgang. Das Mitglied sieht ihn auch, im Portal.
17:00Alle Zusagen stehen in den Vorgängen. Die Vertretung übernimmt, ohne nachzufragen.

So löst heytalo das

Mitglieder melden per Portal und App

Schäden und Anliegen melden Mitglieder im Portal oder in der App für iPhone, iPad und Android, mit Beschreibung und Fotos. Daraus entsteht direkt ein Vorgang mit Liegenschaft und Kategorie.

Schaden per App melden

Meldung im Portal mit Liegenschaft, Kategorie Reparaturauftrag, Beschreibung „Wasserfleck an der Badezimmerdecke“ und Anhängen

Alle erreichen, auch ohne E-Mail

Rundschreiben erreichen Mitglieder über Portal, E-Mail oder als Brief über E-Post. Für jeden Kontakt hinterlegen Sie, ob er E-Mail oder Post bekommt. So erreicht eine Ankündigung jeden Haushalt, ohne dass Sie zwei Verteilerlisten pflegen.

Rundschreiben mit einem Klick

Antworten mit Textbausteinen und Variablen

Für häufige Fragen nutzen Sie Textbausteine. Anrede, Name und Adresse setzt heytalo selbst ein. Die KI schreibt Antwortentwürfe, Ihr Team prüft und sendet.

Textbausteine für häufige Anfragen

Variablen beim Schreiben einer Nachricht: Anrede, Name, Adresse und Telefonnummern des Empfängers zum Einfügen

Mehrsprachig erreichbar

heytalo unterstützt mehrsprachige Kommunikation mit Bewohnern. Das KI-Telefon nimmt Anrufe auch in anderen Sprachen an und legt das Anliegen als Text ab.

Mieter in anderen Sprachen erreichen

Technik und Mitgliederbetreuung am selben Stand

Technik und Mitgliederbetreuung arbeiten im selben Vorgang, externe Hausmeister binden Sie ein, indem Sie den Vorgang mit ihnen teilen. Begehungsberichte mit Fotos und Mängeln entstehen vor Ort, Mängel werden zu Vorgängen. Das Mitglied sieht im Portal, dass sich jemand kümmert.

Begehungsbericht mit Fotos

Zählerstände ohne Zettelwirtschaft

Zählerstände erfassen Sie je Einheit, Messdienste und Versorger lassen sich einbinden. Über einen Ablese-Link tragen Bewohner ihren Stand mit Foto ein, ohne eigenes Konto. Die Ankündigung der Ablesung erreicht alle Haushalte über Portal, E-Mail oder E-Post.

Zählerablesung organisieren

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Viele unserer Mitglieder sind älter.

Wer das Portal nicht nutzt, ruft an oder schreibt wie bisher und bekommt Post über E-Post. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.

Wir haben Vertreter- und Mitgliederversammlungen.

Die Versammlungsfunktion von heytalo ist für Eigentümerversammlungen gebaut. Ob sie zu Ihrer Versammlung passt, klären wir in der Demo an Ihrem Ablauf.

Bei unserer Größe wird das teuer.

heytalo rechnet pro Einheit ab, ohne Nutzerlizenzen. Portalzugänge für Mitglieder sind unbegrenzt.

Wie steht es um den Datenschutz?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Mitglieder sehen nur ihre eigenen Anliegen und freigegebene Dokumente.

Häufige Fragen

Ist heytalo für Wohnungsgenossenschaften geeignet?

heytalo ist für Hausverwaltungen gebaut und deckt Kommunikation mit Bewohnern, Vorgänge, Dokumente und das Portal ab. Was Ihre Genossenschaft darüber hinaus braucht, besprechen wir in der Demo.

Können Mitglieder Schäden per App melden?

Ja, im Portal und in der App für iPhone, iPad und Android, mit Beschreibung und Fotos.

Wie erreichen wir Mitglieder ohne E-Mail?

Über den Briefversand mit E-Post. Für jeden Kontakt legen Sie fest, ob er E-Mail oder Post bekommt.

Kann heytalo Mitgliederversammlungen abbilden?

Die Versammlungsfunktion ist für Eigentümerversammlungen gebaut, mit Einladung, Vollmachten und Abstimmung. Ob das zu Ihrer Vertreter- oder Mitgliederversammlung passt, klären wir gemeinsam.

Gibt es Nutzerlizenzen?

Nein. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit, Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42