E-Mails zusammenfassen: der Vorgang auf einen Blick

Lange Mailverläufe, schnell verstanden.

Der Beirat schreibt drei Absätze, der Anwalt fünf Seiten, und der Mailverlauf zur Fassade hat zwölf Antworten. Wer E-Mails erst selbst zusammenfassen muss, bevor er antworten kann, verliert Zeit. heytalo nimmt Ihnen die Vorarbeit ab: Die KI sortiert vor, schlägt den passenden Vorgang vor und fasst den Vorgang mit allen Mails darin zusammen. Dazu kommt ein Antwortentwurf. Sie lesen das Wesentliche und entscheiden.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Tobias ist Objektbetreuer für zehn WEGs. Ein Mittwoch, kurz vor einer Beiratssitzung.

Ohne heytalo

08:00Im Sammelpostfach liegen 38 neue Mails. Tobias öffnet eine nach der anderen, um zu sehen, was ihn betrifft.
09:20Der Beirat schickt eine lange Mail mit fünf Fragen. Tobias druckt sie aus und markiert mit Textmarker.
11:00Im Verlauf zur Fassadensanierung sucht er das letzte Angebot. Es steckt in Antwort Nummer sieben.
15:30Die Antwort an den Beirat ist halb geschrieben. Die fünfte Frage hat er übersehen.

Mit heytalo

08:00Die Mails sind vorsortiert und Liegenschaften zugeordnet. Tobias sieht zuerst, was bei ihm liegt.
09:20Die Mail des Beirats hängt am Vorgang „Fassade“. Die KI-Zusammenfassung des Vorgangs zeigt den Stand, einschließlich aller bisherigen Mails.
11:00Das Angebot liegt als Anhang im Vorgang. Tobias muss keinen Mailverlauf durchsuchen.
15:30Ein Antwortentwurf liegt bereit. Tobias prüft, ob alle fünf Fragen beantwortet sind, und schickt ihn ab.

So löst heytalo das

Vorsortiert, bevor Sie lesen

Alle Postfächer laufen an einem Ort zusammen. Die KI schlägt Liegenschaft, Zuständigkeit und passenden Vorgang vor. So lesen Sie zuerst, was Sie betrifft, und nicht alles, was hereinkommt.

Ein Postfach für das ganze Team

Gemeinsamer Posteingang mit Postfächern, Ordner „Verteilt an Kollegen“ und Mails von Eigentümern, Beirat und Handwerkern

Der Vorgang in Kurzform

Die KI fasst den ganzen Vorgang zusammen, einschließlich der E-Mails, die darin liegen. So sehen Sie den Stand, ohne einen Verlauf mit zwölf Antworten von vorn zu lesen. Die Originalmails bleiben vollständig im Verlauf.

Jede Mail am Vorgang

Ordnen Sie die Mail mit einem Klick Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang zu. Danach steht sie im Verlauf neben Telefonaten, Notizen und Briefen. Wer den Vorgang öffnet, sieht den ganzen Zusammenhang, nicht nur die letzte Antwort.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Geöffnete E-Mail einer Eigentümerin mit Zuordnungsleiste für Liegenschaft, Mitarbeiter und Vorgang

Antwortentwurf statt leerer Seite

Für E-Mails und Chats schlägt die KI eine Antwort vor. Sie prüfen, ergänzen und senden. Für wiederkehrende Fragen nutzen Sie Textbausteine.

Antwortentwürfe mit KI

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Verlasse ich mich dann auf eine Zusammenfassung?

Nein. Die Kurzfassung hilft beim Einordnen. Bevor Sie antworten oder entscheiden, lesen Sie die Stellen, auf die es ankommt. Der Originaltext bleibt immer sichtbar.

Wir haben mehrere Postfächer.

heytalo bündelt sie an einem Ort. Wer welches Postfach sieht, regeln Sie über Freigaben.

Wir arbeiten mit Microsoft 365.

heytalo bindet Ihre Microsoft-365-Postfächer an. Persönliche Kalender gleicht heytalo in beide Richtungen ab.

Was ist mit vertraulichen Mails?

heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Auch die KI läuft auf eigenen Servern in Deutschland. Zugriffe steuern Sie über Rollen und Freigaben.

Häufige Fragen

Fasst heytalo lange E-Mails zusammen?

Die KI fasst den ganzen Vorgang zusammen, einschließlich der E-Mails darin. Einzelne Mails im Postfach werden nicht gesondert zusammengefasst, sondern vorsortiert und Liegenschaft und Vorgang zugeordnet.

Schreibt die KI auch Antworten?

Die KI schlägt Antwortentwürfe für E-Mails und Chats vor. Ihr Team prüft und sendet.

Werden E-Mails automatisch einem Vorgang zugeordnet?

Die KI schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. Ihr Team bestätigt oder ändert die Zuordnung.

Funktioniert das mit unserem bestehenden Postfach?

Ja. heytalo bindet Ihre bestehenden E-Mail-Postfächer an.

Sieht jeder im Team alle Mails?

Nein. Über Postfach-Freigaben legen Sie fest, wer welche Postfächer sieht.

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In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

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Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42