WEG-Team, Mietverwaltung, Buchhaltung, Technik: In mittelgroßen Verwaltungen arbeiten mehrere Teams an denselben Objekten. heytalo ist Hausverwaltungssoftware für mehrere Teams: Jedes Team hat seine Postfächer und Aufgaben, und trotzdem arbeiten alle am selben Vorgang.
Jonas leitet das WEG-Team einer Verwaltung mit 3.200 Einheiten. Daneben gibt es ein Mietteam, die Buchhaltung und zwei Techniker.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Fassen Sie Postfächer zu Kreisen zusammen, etwa „Buchhaltung“ oder „Mietverwaltung“. Jedes Team sieht seine Eingänge gebündelt, ohne fremde Postfächer durchsuchen zu müssen. Persönliche Postfächer bleiben persönlich, geteilte Postfächer geben Sie gezielt für einzelne Kolleginnen frei.
Ein Postfach für das ganze Team
Ob E-Mail, Anruf, Brief oder Rechnung: Alles zu einem Schaden hängt am selben Vorgang. Buchhaltung, WEG-Team und Technik arbeiten am gleichen Stand statt an drei Kopien. Auch am Empfang wird ein Anruf direkt dem bestehenden Vorgang zugeordnet oder als neuer Vorgang angelegt.
Mehr zum Vorgangsmanagement
Hinterlegen Sie für wiederkehrende Fälle feste Aufgaben, vom Erfassen der Meldung bis zum Beauftragen des Dienstleisters. So arbeitet das Mietteam einen Wasserschaden genauso ab wie das WEG-Team.
Einheitliche Abläufe im Team
Die Auswertung zeigt lange offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie. Teamleitungen sehen, wo Arbeit liegen bleibt, bevor sich ein Eigentümer beschwert. So lässt sich Arbeit zwischen Teams verteilen, bevor jemand untergeht.
Auslastung im Team sehenBegehungsberichte mit Fotos und Mängeln entstehen direkt vor Ort. Ein Mangel wird zum Vorgang, den Sachbearbeitung und Technik gemeinsam weiterführen.
Begehung mit dem SmartphoneOb Buchhaltung mit drei Leuten oder Mietteam mit zehn: heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab. Neue Kolleginnen, Aushilfen und Auszubildende bekommen einen Zugang ohne Aufpreis.
Warum keine NutzerlizenzenHinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die Sicht darf sich unterscheiden: Postfach-Kreise, gespeicherte Filter und eigene Spalten passen sich dem Team an. Die Vorgänge darunter sind für alle dieselben.
Genau so bleibt es. Buchhaltung und Stammdaten bleiben in Impower, heytalo ordnet Rechnungen den Vorgängen zu und zeigt sie dem ganzen Team.
heytalo hat keine Nutzerlizenzen. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit, egal wie viele Mitarbeitende mitarbeiten.
Wir schulen nach Rollen: Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang. Auf Wunsch begleiten wir die Einführung mit Beratung & Support.
Sie fassen Postfächer zu Kreisen zusammen und teilen Postfächer gezielt mit einzelnen Mitarbeitenden. Wer worauf Zugriff hat, legen Sie fest.
Ja. Für wiederkehrende Fälle wie Wasserschäden hinterlegen Sie Aufgabenlisten, die jedes Team gleich abarbeitet.
Ja. Die Auswertung zeigt offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge nach Liegenschaft, Mitarbeiter und Kategorie.
heytalo liest Betrag und Rechnungsnummer aus und schlägt Liegenschaft und Vorgang vor. An Impower geht die Rechnung als PDF-Entwurf mit Liegenschaft, die Buchhaltung bucht dort. Die Sachbearbeitung sieht Beleg und Stand im Vorgang.
Nein. heytalo wird pro verwalteter Einheit abgerechnet, Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt.
Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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