SEV-Verwaltung Software: Mieter und Eigentümer im Blick

Sondereigentumsverwaltung mit Eigentümern, die den Stand selbst sehen.

In der SEV-Verwaltung haben Sie zwei Seiten: den Mieter in der Wohnung und den Eigentümer, der wissen will, was mit seiner Wohnung passiert. heytalo ist die Software für die SEV-Verwaltung, die beide in einen Vorgang bringt und dem Eigentümer genau die Dokumente und Informationen freigibt, die für ihn bestimmt sind.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Melanie betreut 220 vermietete Eigentumswohnungen für 150 Einzeleigentümer, verteilt auf über 40 Gemeinschaften.

Ohne heytalo

08:30Ein Eigentümer fragt per E-Mail, ob die Reparatur in seiner Wohnung erledigt ist. Melanie muss erst beim Mieter und beim Handwerker nachhaken.
10:00Ein Mieter meldet einen tropfenden Wasserhahn bei der WEG-Verwaltung. Die leitet die Mail zwei Tage später weiter.
12:30Ein anderer Eigentümer möchte Mietvertrag und Übergabeprotokoll noch einmal. Melanie sucht auf dem Netzlaufwerk.
15:00Eine Wohnung wird frei. Inserat, Besichtigungen und Interessenten laufen über ein eigenes Postfach.
17:00Die Handwerkerrechnung für eine Wohnung kommt. Melanie erklärt dem Eigentümer per E-Mail, wofür der Handwerker da war.

Mit heytalo

08:30Melanie hat den Vorgang für den Eigentümer freigegeben. Er sieht den Stand im Portal, ohne nachzufragen.
10:00Der Mieter meldet direkt im Mieterportal. Der Vorgang hängt an der richtigen Einheit.
12:30Mietvertrag und Protokoll sind für den Eigentümer freigegeben. Er lädt sie im Portal selbst herunter.
15:00Mit dem Makler-Modul laufen Inserat, Interessenten, Mietvertrag und Übergabe in heytalo.
17:00Die Rechnung ist ausgelesen und hängt am Vorgang. Der Eigentümer sieht im freigegebenen Vorgang, wofür der Handwerker da war.

So löst heytalo das

Dokumente gezielt für Eigentümer freigeben

Jedes Dokument ist entweder intern oder für Eigentümer freigegeben. Sie entscheiden pro Datei, was Ihr Auftraggeber sieht: den Mietvertrag ja, interne Fotos und Notizen nicht.

Mehr zu Dokumenten

Dokumentenliste einer Liegenschaft mit Freigabe-Status „Intern“ oder „Für Eigentümer freigegeben“

Der Eigentümer findet seine Unterlagen selbst

Im Portal und in der App sieht der Eigentümer alle für ihn freigegebenen Dokumente, nach Liegenschaft geordnet. Die Bitte „Können Sie mir das noch einmal schicken?“ kommt seltener.

Für Eigentümer und Mieter

Eigentümerportal auf dem Smartphone mit freigegebenen Dokumenten, gegliedert nach Liegenschaften und eigenen Dokumenten

Vorgänge teilen statt Status-Mails schreiben

Geben Sie einen Vorgang für den Eigentümer der betroffenen Einheit frei. Er sieht, wann der Handwerker kommt und was erledigt ist.

Beteiligte informieren

Dialog „Geteilt mit“ zur Freigabe eines Vorgangs für Eigentümer einer Einheit

Mieter und Eigentümer im selben Vorgang

Die Meldung des Mieters, der Auftrag an den Handwerker, die Rechnung und die Information an den Eigentümer laufen in einem Vorgang zusammen. Rechnungen werden ausgelesen und zugeordnet. So beantworten Sie jede Frage des Eigentümers zu seiner Wohnung aus einem einzigen Verlauf.

Rechnungen zum Vorgang

Neuvermietung ohne Umweg

Mit dem Makler-Modul erstellen Sie Inserate, veröffentlichen auf ImmoScout24 und WG-Gesucht, verwalten Interessenten und dokumentieren Mietvertrag und Übergabe.

Verwaltung und Vermietung in einem Haus

Schlüssel und Zähler zur Übergabe

Schlüsselverwaltung und Zählerstände liegen an der Liegenschaft und Einheit. Beim Mieterwechsel sehen Sie sofort, welche Schlüssel ausgegeben sind und welcher Zählerstand zuletzt erfasst wurde.

Schlüsselverwaltung

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Unsere Eigentümer wohnen über ganz Deutschland verteilt.

Gerade dann hilft das Portal: Eigentümer sehen Dokumente und Stand von überall. Wer kein Portal will, bekommt E-Mail oder einen Brief über E-Post.

Wir verwalten oft auch die WEG. Hält heytalo das auseinander?

Ja. Vorgänge hängen an Liegenschaft und Einheit, Freigaben gelten gezielt für die Eigentümer der betroffenen Einheit.

Eigentümer sollen nicht alles sehen.

Freigaben sind Einzelentscheidungen. Was Sie nicht freigeben, bleibt intern. Das gilt für Dokumente ebenso wie für Vorgänge.

Was kostet das bei vielen einzelnen Wohnungen?

heytalo rechnet pro verwalteter Einheit ab. Portalzugänge für Eigentümer und Mieter sind unbegrenzt.

Häufige Fragen

Was ist eine Sondereigentumsverwaltung?

Bei der Sondereigentumsverwaltung (SEV) betreut die Verwaltung eine einzelne Eigentumswohnung im Auftrag des Eigentümers, meist die Vermietung: Mieterkontakt, Reparaturen, Mieterwechsel. Das Gemeinschaftseigentum verwaltet die WEG-Verwaltung.

Können Eigentümer ihre Unterlagen selbst abrufen?

Ja. Freigegebene Dokumente sieht der Eigentümer im Portal und in der App für iPhone, iPad und Android.

Wie erfährt der Eigentümer vom Stand einer Reparatur?

Sie geben den Vorgang für den Eigentümer der Einheit frei. Er sieht den Stand im Portal, ohne anrufen zu müssen.

Unterstützt heytalo die Neuvermietung?

Ja, mit dem Makler-Modul: Inserate, ImmoScout24, WG-Gesucht, Interessenten, Mietvertrag und Übergabe. heytalo Makler ist ein Zusatzmodul.

Kosten Portalzugänge für Eigentümer extra?

Nein. Mitarbeiter- und Portalzugänge sind unbegrenzt, abgerechnet wird pro verwalteter Einheit.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42