Hausverwaltung mit mehreren Standorten

Mehrere Standorte, ein Team.

Hat eine Hausverwaltung mehrere Standorte, hängt viel an Telefonketten und Mails zwischen den Büros. heytalo macht Postfächer, Vorgänge, Kalender und Dokumente an jedem Standort gleich zugänglich. Wir arbeiten selbst so: Unsere Hausverwaltung talo Capital nutzt heytalo in Bensheim und Darmstadt.

Täglich im Einsatz in unserer eigenen Verwaltung mit 4.000 Einheiten DSGVO-konform Server in Deutschland

Ein Arbeitstag – ohne und mit heytalo

Laura arbeitet im Hauptbüro, ihre Vertretung Tobias in der Niederlassung 30 Kilometer weiter. Ein Freitag, Laura ist im Urlaub.

Ohne heytalo

08:00Lauras E-Mails liegen in ihrem Postfach. Tobias hat keinen Zugriff und sieht nur die Abwesenheitsnotiz.
10:00Ein Eigentümer ruft in der Niederlassung an. Sein Fall wird im Hauptbüro bearbeitet, Tobias verspricht einen Rückruf.
12:00Für die Beiratssitzung ist der Besprechungsraum im Hauptbüro doppelt vergeben.
15:00Ein Protokoll liegt auf dem Laufwerk des anderen Standorts. Es wird per E-Mail hin- und hergeschickt.
17:00Die Teamleitung will wissen, wer an welchem Standort wie viel offen hat. Dafür telefoniert sie beide Büros ab.

Mit heytalo

08:00Laura hat ihr Postfach mit Tobias geteilt. Er sieht ihre Eingänge und antwortet aus der Niederlassung.
10:00Tobias öffnet den Vorgang und sieht den ganzen Verlauf. Er beantwortet die Frage noch im Telefonat.
12:00Raum und Ressourcen hängen am Termin im Kalender. Beide Standorte sehen, was gebucht ist.
15:00Das Protokoll liegt in der Ablage der Liegenschaft. Beide Standorte arbeiten mit derselben Datei.
17:00Die Auswertung zeigt offene, aktive und eingeschlafene Vorgänge nach Mitarbeiter, über beide Standorte hinweg.

So löst heytalo das

Postfächer standortübergreifend teilen

Teilen Sie ein Postfach mit Kolleginnen und Kollegen, egal an welchem Standort. Sie können E-Mails lesen und verfassen. Vertretung braucht keine Weiterleitungsregeln mehr.

Vertretung ohne Wissenslücken

Dialog „E-Mail-Konto teilen“: Mitarbeiter auswählen, die vollen Zugriff auf ein Postfach erhalten

Ein Vorgang, egal wo er bearbeitet wird

Jeder Vorgang zeigt den kompletten Verlauf mit Anrufen, E-Mails, Notizen und Fristen. Wer am anderen Standort ans Telefon geht, kann sofort helfen. Fristen und Wiedervorlagen gelten für alle gleich, egal wer sie gesetzt hat.

Mehr zum Vorgangsmanagement

Raum und Ressourcen im Termin

Beim Anlegen eines Termins buchen Sie Raum und Ressourcen gleich mit, tragen den Ort ein und hängen Unterlagen an. Die Liegenschaft verknüpfen Sie direkt.

Mehr zum Kalender

Termin mit Ort, Raumbuchung, Ressourcen und Anhängen

Telefonie für alle Standorte

heytalo ist mit Placetel und fonial verbunden. Anrufe erscheinen in heytalo und lassen sich einem Vorgang und einer zuständigen Person zuweisen, unabhängig vom Standort.

Andere Telefonanlagen anbinden

Eine Ablage für alle

Dokumente liegen je Liegenschaft in einer gemeinsamen Ablage. Rechte vergeben Sie nach Benutzer oder Rolle, nicht nach dem Laufwerk eines Standorts.

Die digitale Objektakte

Gleiche Abläufe an jedem Standort

Kategorien, Textbausteine und Aufgabenlisten gelten an allen Standorten. Ein Wasserschaden wird in der Niederlassung genauso bearbeitet wie im Hauptbüro, und jede Vertretung findet sich sofort zurecht.

Einheitliche Abläufe

Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.

So läuft der Umstieg

Erstgespräch und Demo

30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.

Angebot schriftlich

Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.

Einrichtung und Datenübernahme

Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.

Schulung des Teams

Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.

Start im Alltag

Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.

Was Verwaltungen vorher wissen wollen

Jeder Standort hat seine eigene Arbeitsweise.

Gemeinsame Kategorien, Textbausteine und Aufgabenlisten schaffen eine gemeinsame Linie. Die Sicht im Alltag passt jedes Team selbst an.

Unsere Standorte haben unterschiedliche Telefonanlagen.

Placetel und fonial sind angebunden. Zu anderen Anlagen sprechen Sie uns an, wir prüfen die Anbindung mit Ihnen.

Brauchen wir an jedem Standort einen Server?

Nein. heytalo läuft auf Servern in Deutschland, alle Standorte arbeiten auf demselben Stand.

Kostet jeder Standort extra?

Nein. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit, nicht pro Standort oder Nutzer.

Häufige Fragen

Wie arbeiten mehrere Standorte in heytalo zusammen?

Alle Standorte arbeiten mit denselben Vorgängen, Postfächern, Kalendern und Dokumenten. Postfächer lassen sich teilen, Vorgänge zeigen den vollständigen Verlauf.

Kann meine Vertretung an einem anderen Standort mein Postfach sehen?

Ja. Sie teilen Ihr Postfach mit ausgewählten Mitarbeitenden, die dann E-Mails lesen und verfassen können.

Können Anrufe einer Kollegin am anderen Standort zugewiesen werden?

Ja. Anrufe erscheinen in heytalo und lassen sich einem Vorgang und einer zuständigen Person zuweisen, egal wo sie sitzt.

Lassen sich Räume im Kalender buchen?

Ja. Raum und Ressourcen buchen Sie direkt beim Anlegen des Termins mit.

Nutzt heytalo selbst mehrere Standorte?

Ja. Unsere eigene Hausverwaltung talo Capital arbeitet mit heytalo in Bensheim und Darmstadt, mit rund 4.000 Einheiten in WEG und Miete.

Brauche ich Impower?

Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.

Erleben Sie heytalo in einer Live-Demo

In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.

Persönliche Demo in nur 30 Minuten

Individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten

Unverbindlich, kostenlos & DSGVO-konform

100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.

Ihr Ansprechpartner

Gregor Ott

Geschäftsführer

go@heytalo.de 06251 82656-42