Am Empfang klingelt es zu allem: Schäden, Abrechnungen, Schlüssel, Beschwerden. Unser Telefonleitfaden für die Hausverwaltung gibt Ablauf, Notfallfragen, Weiterleitung und Formulierungen vor – damit jeder Anruf richtig ankommt, auch ohne jedes Objekt im Kopf.
Jonas hat vor zwei Wochen am Empfang angefangen. Die Verwaltung betreut 1.200 Einheiten. Ein Dienstagvormittag.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Begrüßen, zuordnen, einschätzen, handeln, abschließen: Fünf Schritte geben jedem Gespräch eine Struktur. Dazu eine Begrüßungsformel, die acht Angaben für jeden Anruf und ein Abschlusssatz, der Person und Zeitpunkt der Rückmeldung nennt.
Eine Tabelle für Gasgeruch, Feuer, Person im Aufzug, Wasseraustritt, Strom- und Heizungsausfall, Einbruch und Sturm: was Sie dem Anrufer sagen und was Sie selbst tun. Daneben eine Liste für Ihre Notdienste und Störungsnummern zum Ausfüllen.
Notfälle außerhalb der BürozeitElf typische Anliegen mit dem, was der Empfang direkt klärt, und wohin er weitergibt – von Hausgeld und Bescheinigungen bis zu Anwalt und Presse. Die Zuständigkeiten tragen Sie für Ihr Team ein. Dazu Regeln zum Datenschutz am Telefon und Formulierungen, die Gespräche entspannen.
Zwei Gesprächsnotizen pro Seite mit allen Feldern: Anrufer, Rolle, Objekt, Anliegen, Dringlichkeit, wer erledigt, was zugesagt wurde. Wer noch mit Papier arbeitet, hat so wenigstens vollständige Zettel.
In heytalo steht jeder Anruf mit Nummer und Uhrzeit in der Anrufliste. Die Notiz schreiben Sie direkt am Anruf, den Anruf ordnen Sie einem Vorgang zu und weisen ihn der zuständigen Person zu. Sprachnachrichten werden verschriftlicht.
Von Telefonzetteln zu Vorgängen
Beim Zuweisen zeigt heytalo zuerst das Team der Liegenschaft, darunter alle Mitarbeitenden. Der Empfang muss nicht wissen, wer welches Objekt betreut. Außerhalb der Bürozeiten oder auf Wunsch immer nimmt das KI-Telefon als Zusatzmodul Anrufe an und legt das Anliegen als Text ab.
Mehr zum KI-Telefon
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Er gibt Struktur, keinen Text zum Ablesen. Begrüßung und Abschluss sitzen nach ein paar Tagen, dazwischen bleibt das Gespräch frei.
Nein. Sie hilft im Moment, in dem es schnell gehen muss. Notfallhinweise ersetzen keine Anweisungen von Rettungsdiensten und Versorgern.
Dann gilt der Leitfaden für alle. Gerade wer selten Anrufe annimmt, profitiert von festen Fragen und einer klaren Weiterleitung.
Anrufe, Notizen und Zuständigkeit liegen an einem Ort und hängen am Vorgang. Mit Placetel oder fonial ist die Telefonie angebunden; zu anderen Anlagen sprechen Sie uns an.
Einen Gesprächsablauf in fünf Schritten mit Begrüßung und Abschluss, die Pflichtangaben für jeden Anruf, eine Notfalltabelle, eine Liste für Notdienstnummern, eine Weiterleitungstabelle, Regeln zum Datenschutz am Telefon, Formulierungen und Gesprächsnotizen zum Ausdrucken.
Für alle, die in der Hausverwaltung Anrufe annehmen: Empfang, Assistenz, Auszubildende, Vertretungen – besonders für neue Mitarbeitende.
Keine Auskünfte über andere Personen. Bei Fragen zur eigenen Einheit prüfen Sie die Identität, etwa durch Rückfragen oder einen Rückruf an die hinterlegte Nummer. Bankverbindungen und Vollmachten ändern Sie nur schriftlich.
Den Anrufer bitten, keine Schalter oder Telefone im Haus zu benutzen, kein offenes Feuer zu machen, das Haus zu verlassen und von draußen den Notruf des Gasversorgers oder 112 zu wählen. Danach die Objektbetreuung informieren.
Ja, mit dem KI-Telefon als Zusatzmodul: außerhalb der Bürozeiten oder, wenn Sie es so einstellen, immer. Es fragt das Anliegen ab, verschriftlicht es und legt es in heytalo ab; Notfälle markiert es als dringend. Ansage und Regeln legen Sie selbst fest.
Kostenlos herunterladen
Telefonleitfaden für den Empfang als PDF
Gesprächsablauf, Notfalltabelle, Weiterleitung, Datenschutz und Gesprächsnotizen, 4 Seiten.
PDF herunterladenIn 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
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So können wir die Demo passend zuschneiden.
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