Wer nimmt die Meldung an, wer entscheidet über den Notdienst, wer meldet der Versicherung? Unser Musterprozess Schadensmeldung legt Ablauf und Zuständigkeiten fest – mit Ablaufdiagramm, Dringlichkeitsstufen und Checklisten für jeden Schritt.
Tobias ist Objektbetreuer in einer Verwaltung mit WEG und Miete. Ein Montag nach einem stürmischen Wochenende.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Meldung annehmen, Erstaufnahme und Dringlichkeit, Schaden begrenzen, Zuständigkeit klären, Versicherung melden, Fachbetrieb beauftragen, Beteiligte informieren, Abnahme und Rechnung, Abschluss. Jeder Schritt hat eine verantwortliche Rolle. Ein eigener Kasten zeigt, was bei einem Notfall sofort passiert.
Hängen Sie das Ablaufdiagramm an den Empfang und besprechen Sie die Zuständigkeitsmatrix einmal im Team. Tragen Sie Namen, Vertretungen und Ihre Reaktionszeiten ein. Nach dem ersten größeren Schaden schauen Sie gemeinsam darauf, was gefehlt hat, und passen die Vorlage an.
Einheitliche Abläufe im TeamDie Checkliste für die Erstaufnahme fragt alles ab, was später fehlt, wenn man es am Telefon vergisst: Rolle, Rückrufnummer, Einheit, Zugang, betroffene Nachbareinheiten, Fotos. Drei Dringlichkeitsstufen mit typischen Fällen helfen bei der Einordnung. Die Reaktionszeiten tragen Sie selbst ein.
Schaden per App melden
Gemeinschafts- oder Sondereigentum, Vermieter oder Mieter, Gebäude-, Hausrat- oder Haftpflichtversicherung: Eine Tabelle zeigt, worauf Sie achten. Die Checkliste zur Versicherungsmeldung reicht von der Deckungsprüfung bis zur Freigabe vor größeren Arbeiten.
Versicherungsschaden mit Klöber und SchadenFUX24Eine Matrix ordnet jeden Schritt Empfang, Objektbetreuung, Technik, Buchhaltung oder Makler zu – verantwortlich oder mitwirkend. Darunter tragen Sie Namen und Vertretungen ein. In kleinen Verwaltungen liegen mehrere Rollen bei einer Person; wichtig ist, dass jeder Schritt jemanden hat.
In heytalo wird jede Schadensmeldung ein Vorgang. Phasen mit Aufgaben führen durch den Ablauf, von „Meldung erfassen“ bis „Vorgang schließen“. Den Auftrag an den Handwerker schicken Sie per E-Mail aus dem Vorgang; bleibt die Rückmeldung aus, erinnert heytalo nach 48 Stunden. Beteiligte informieren Sie von dort, und die Rechnung wird zugeordnet.
Mehr zum Vorgangsmanagement
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Die Schritte bleiben gleich, nur Tempo und Umfang ändern sich. Der Musterprozess gibt die Reihenfolge vor und lässt Ihnen Raum für den Einzelfall.
Dann tragen Sie eben zwei Namen ein statt fünf. Der Nutzen bleibt: Jeder weiß, wer die Versicherung meldet und wer den Melder informiert.
Nein. Die Vorlage ist ein Muster ohne Gewähr. Passen Sie sie an Ihre Gemeinschaftsordnung, Ihren Verwaltervertrag und Ihre Versicherungsbedingungen an.
Der Prozess steckt im Vorgang: Meldungen aus allen Kanälen landen an einem Ort, Phasen und Aufgaben führen durch den Ablauf, und Beteiligte sehen den Stand im Portal.
Ein Ablaufdiagramm in acht Schritten mit Notfall-Weg, eine Checkliste zur Erstaufnahme, drei Dringlichkeitsstufen, Checklisten zu Schadenbegrenzung, Zuständigkeit, Versicherungsmeldung, Auftrag und Abschluss sowie eine Zuständigkeitsmatrix fürs Team.
Ja. Wo sich WEG und Miete unterscheiden, etwa bei Ansprechpartnern und Zuständigkeiten, weist die Vorlage darauf hin.
Das legen Sie in der Zuständigkeitsmatrix fest. Im Muster ist es die Objektbetreuung, der Makler wirkt mit.
Besteht Gefahr oder wächst der Schaden, geht es direkt zum Notdienst; bei Gefahr für Menschen zuerst 112 bzw. der Notruf des Versorgers. Danach folgt der normale Ablauf.
Schäden kommen per Portal, App, Telefon oder E-Mail in einen Vorgang. Sie beauftragen Handwerker per E-Mail aus dem Vorgang, informieren Beteiligte und ordnen die Rechnung zu. Bei Versicherungsschäden, die über Klöber Versicherungsmakler und SchadenFUX24 laufen, hinterlegen Sie die SchadenFUX24-Nummer am Vorgang und kommen per Direktlink zur Schadenakte.
Kostenlos herunterladen
Musterprozess Schadensmeldung als PDF
Ablaufdiagramm, Dringlichkeitsstufen, Checklisten und Zuständigkeitsmatrix, 4 Seiten.
PDF herunterladenIn 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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