Erlaubnis, Versicherung, Konten, Verträge – und dann klingelt schon das Telefon. Diese Checkliste ordnet die Schritte, wenn Sie eine Hausverwaltung gründen. Sie ist keine Rechtsberatung. Und sie zeigt, wie Sie Kommunikation, Vorgänge und Ablage gleich so aufsetzen, dass Sie später nichts umbauen müssen.
Laura gründet nach zehn Jahren als angestellte Verwalterin ihre eigene Hausverwaltung. Die ersten zwei WEGs übernimmt sie im März.
Ohne heytalo
Mit heytalo
Klären Sie Rechtsform und Gewerbeanmeldung. Wer Wohnungseigentum oder Mietwohnungen für andere verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Planen Sie dafür Nachweise zu Zuverlässigkeit und geordneten Vermögensverhältnissen ein.
Für die Erlaubnis brauchen Sie eine Berufshaftpflichtversicherung. Danach gilt für Wohnimmobilienverwalter eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren, auch für Mitarbeitende in der Verwaltung. Wohnungseigentümer können außerdem einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG verlangen, für sehr kleine Gemeinschaften gelten Ausnahmen. Stand Oktober 2026, prüfen Sie die aktuelle Fassung.
Zertifizierte VerwalterLegen Sie Verwaltervertrag, Vollmacht und Übergabeprotokoll als Vorlagen an. Für häufige Anfragen lohnen sich Textbausteine von Anfang an. In heytalo liegen sie zentral und stehen beim Antworten bereit.
Textbausteine für häufige AnfragenFür jede WEG führen Sie ein eigenes Konto auf den Namen der Gemeinschaft. Buchhaltung, Wirtschaftsplan und Hausgeld führen Sie in Impower, heytalo ist damit verbunden und übernimmt die Stammdaten.
So funktioniert die Impower-AnbindungRichten Sie Telefon, E-Mail und Portal gleich gemeinsam ein. In heytalo landen Anrufe, Mails und Briefe an einem Ort, jede Anfrage wird ein Vorgang. Eigentümer fordern ihren Portalzugang selbst mit ihrer E-Mail-Adresse an.
Mehr zur Kommunikation
Geben Sie jeder Liegenschaft dieselbe Ordnerstruktur: Objekt, Teilungserklärung, Verwaltervertrag, Versicherung, Eigentümerversammlungen. Fristen und Wiedervorlagen hängen am Vorgang statt im Papierkalender.
Die digitale Objektakte
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten: Wir zeigen heytalo an Ihren ersten Liegenschaften.
Wir prüfen, ob Ihre Gründung ins Gründerpaket fällt, und schicken Ihnen das Angebot schriftlich.
Wir richten heytalo ein und binden Impower, Ihre Postfächer und Ihre Telefonie an.
Sie legen Ablage und Zuständigkeiten an, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
heytalo hat keine Mindestgröße und rechnet pro Einheit ab. Wer jetzt mit klaren Abläufen startet, muss später nicht umbauen.
Mit dem Gründerpaket nutzen Sie heytalo bei Gründung im laufenden Jahr sechs Monate kostenfrei, bei Gründung im Vorjahr bis zu drei Monate.
Gerade allein hilft es, wenn jede Zusage im Verlauf steht und Wiedervorlagen erinnern. Kommt später jemand dazu, ist alles schon da.
heytalo läuft auf Servern in Deutschland und ist DSGVO-konform. Das Portal ersetzt private Messenger in der Kommunikation mit Eigentümern.
Für die Verwaltung von Wohnungseigentum und Mietwohnungen für andere brauchen Sie eine Erlaubnis nach § 34c GewO. Voraussetzungen sind unter anderem Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflichtversicherung. Die Einzelheiten klären Sie mit der zuständigen Behörde, etwa Gewerbeamt oder IHK, oder Ihrer Rechtsberatung. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung.
Bei Gründung im laufenden Jahr nutzen Sie heytalo sechs Monate kostenfrei, bei Gründung im Vorjahr bis zu drei Monate. Alle Details stehen auf der Seite zum Gründerpaket.
Ab der ersten Liegenschaft. Wer Kommunikation, Vorgänge und Ablage von Anfang an an einem Ort führt, muss beim Wachsen nichts umstellen.
Eigentümer fordern ihren Zugang selbst mit ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse an. Wer kein Portal nutzt, bekommt Nachrichten per E-Mail oder als Brief über E-Post.
Ja. heytalo hat keine Nutzerlizenzen, neue Mitarbeitende bekommen einfach einen Zugang. Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit.
Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.
Kostenlos
Gründerpaket für neue Hausverwaltungen
Haben Sie Ihre Hausverwaltung in diesem Jahr gegründet, nutzen Sie heytalo sechs Monate kostenfrei. Bei Gründung im Vorjahr sind es bis zu drei Monate.
Zum GründerpaketIn 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
100 % unserer Demos führen zu konkreten nächsten Schritten. Überzeugen Sie sich selbst.
Suchen Sie sich direkt einen freien Slot aus.
So können wir die Demo passend zuschneiden.
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