Bescheinigung für die Steuer, Unterlagen für die Bank, Kopie des Wirtschaftsplans: Wenn Eigentümer bei der Hausverwaltung eine Bescheinigung anfordern, kommt das per Telefon, E-Mail und Brief, gern alles im Frühjahr. heytalo macht aus jeder Anfrage einen Vorgang, schlägt die Antwort vor und stellt das Dokument im Eigentümerportal bereit.
Melanie arbeitet in der Buchhaltung einer WEG-Verwaltung. Ein Dienstag im März, viele Eigentümer machen ihre Steuererklärung.
Ohne heytalo
Mit heytalo
E-Mail, Anruf, Brief oder Anliegen im Portal: Jede Anfrage wird ein Vorgang an der richtigen Liegenschaft. Die KI schlägt Kategorie und Zuordnung vor, Ihr Team bestätigt. Doppelte Anfragen desselben Eigentümers landen im selben Vorgang.
Papierpost digital bearbeitenFür häufige Anfragen hinterlegen Sie in den Einstellungen Textbausteine, die das ganze Team nutzt. Für alles andere schlägt die KI einen Antwortentwurf vor. Sie prüfen, ergänzen und senden. Die Bescheinigung selbst erstellen Sie wie gewohnt.
Textbausteine für häufige AnfragenIn den Dokumenten der Liegenschaft sehen Sie, was intern ist und was für Eigentümer freigegeben ist. Wirtschaftsplan, Abrechnung oder Niederschrift geben Sie einmal frei, statt sie zwanzigmal zu verschicken.
Freigegebene Dokumente erscheinen im Eigentümerportal und in der App, sortiert nach Liegenschaft und „Meine Dokumente“. Wer dort nachsieht, muss nicht anfragen.
Weniger Anrufe durch das Portal
Die Auswertung zeigt Vorgänge nach Kategorie und Liegenschaft. So sehen Sie, welche Anfragen sich jedes Jahr wiederholen und welche Dokumente Sie besser gleich für alle bereitstellen.
Hinweis: Videos und Bilder zeigen die Anwendung zum Zeitpunkt der Aufnahme mit fiktiven Daten – der gezeigte Stand kann älter oder neuer sein als der aktuelle. Ansprüche auf bestimmte Funktionen lassen sich daraus nicht ableiten.
30 Minuten mit Ihrem eigenen Fall: Wir zeigen heytalo an einer Situation aus Ihrem Alltag.
Sie erhalten Umfang, laufende Kosten und einmaligen Aufwand für den Umstieg vorab schriftlich.
Wir richten heytalo ein, binden Impower und Ihre Kanäle an und übernehmen Ihre Daten.
Ihr Team lernt heytalo nach Rollen kennen – Sachbearbeitung, Buchhaltung, Technik, Empfang.
Sie arbeiten mit heytalo, wir bleiben in den ersten Wochen ansprechbar.
Daran ändert sich nichts, die Buchhaltung bleibt in Impower. heytalo übernimmt den Weg drumherum: Anfrage, Antwort, Bereitstellung und Nachweis.
Wer kein Portal nutzt, bekommt die Antwort per E-Mail oder als Brief über E-Post. Das Portal ist ein Angebot, keine Pflicht.
Nein. Sie entscheiden je Dokument, ob es intern bleibt oder für Eigentümer freigegeben wird.
Abgerechnet wird pro verwalteter Einheit und Monat, ohne Nutzerlizenzen. Portalzugänge für Eigentümer sind unbegrenzt.
So, wie sie es gewohnt sind: per E-Mail, Telefon, Brief oder als Anliegen im Eigentümerportal. In heytalo wird jede Anfrage ein Vorgang.
Nein. Dokumente, die viele Eigentümer brauchen, geben Sie einmal im Portal frei. Einzelne Bescheinigungen schicken Sie aus dem Vorgang.
Ja. Anfrage, Antwort und Anhang stehen im Verlauf des Vorgangs. Die Vertretung sieht denselben Stand.
Ja. Für häufige Anfragen legen Sie Textbausteine an. Zusätzlich schlägt die KI Antwortentwürfe vor, Ihr Team entscheidet.
Ja. Gescannte Briefe kommen über das Dokumenten-Postfach oder per Hochladen in den Belegeingang und werden wie E-Mails einem Vorgang zugeordnet.
Impower ist unser empfohlenes ERP und am tiefsten angebunden. Nutzen Sie ein anderes ERP, sprechen Sie uns gern an.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen, wie heytalo Ihre Prozesse transformiert – individuell auf Ihre Hausverwaltung zugeschnitten. Ein paar kurze Fragen, dann wählen Sie direkt Ihren Wunschtermin.
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