heytalo Versammlung
Die Eigentümerversammlung. Vorbereitet, abgestimmt, umgesetzt.
Tagesordnung, Einladung, Vollmachten, Live-Abstimmung, Protokoll und Umlaufbeschluss in einem Ablauf. Und danach wird jeder Beschluss zum Vorgang, bis er erledigt ist.
- Formate
- Präsenz, hybrid, Umlaufbeschluss
- Stimmrecht
- MEA, Köpfe oder Objekt, je TOP
- Verbunden mit
- Impower, in beide Richtungen
app.heytalo.de
Die Live-Moderation: links die Tagesordnung, oben Anwesenheit nach Köpfen und MEA, rechts „Versammlung eröffnen“.
Eine Versammlung, sechs Schritte.
Von der ersten Idee für einen Tagesordnungspunkt bis zur erledigten Maßnahme. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, nichts wird doppelt erfasst.
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- 01
Vorbereiten
Die Tagesordnung entsteht aus Vorlagen. Unterlagen, Wirtschaftsplan und Angebote hängen direkt am Tagesordnungspunkt.
- Beschlussvorlagen aus dem VDIV- und IVD-Katalog
- KI-Entwurf für den Beschlusstext, Sie prüfen und entscheiden
- Vorschläge für die nächste Tagesordnung, z. B. offene Punkte aus früheren Versammlungen
- Angebotsvergleich, Finanzierungsrechner und Rücklagenplaner am TOP
- Wirtschaftsplan und Dokumente aus Impower
- Terminfindung per Abstimmung, gemeinsame Versammlung mit Untergemeinschaften
- 02
Einladen
Die Einladung ist ein fertiges PDF auf Ihrem Briefpapier. heytalo verschickt sie so, wie jeder Eigentümer es hinterlegt hat.
- Versand per E-Mail oder als Brief, gedruckt und verschickt aus heytalo
- Versandstatus je Eigentümer
- Nachtrag, wenn sich Tagesordnungspunkte nach dem Versand ändern
- Zusage oder Absage durch die Eigentümer im Portal
- 03
Vollmachten und Vorabstimmung
Wer nicht kommt, erteilt die Vollmacht online oder stimmt vorab ab. Was vorab vorliegt, steht am Versammlungstag bereit.
- Vollmacht an Verwaltung, Miteigentümer oder eine dritte Person
- Unterschriebene Vollmacht als PDF oder Foto hochladen
- Servicevollmachten für die Verwaltung
- Vorab-Stimmen fließen in die Abstimmung der Versammlung ein
- 04
Durchführen und live abstimmen
Sie führen Punkt für Punkt durch die Tagesordnung. heytalo zählt Anwesenheit und Stimmen mit und berechnet das Ergebnis.
- Check-in durch die Leitung oder selbst per QR-Code
- Anwesenheit nach Köpfen und Miteigentumsanteilen, laufend aktuell
- Stimmrecht je TOP nach MEA, Köpfen oder Objekt
- Einfache, qualifizierte und allstimmige Mehrheit, Einstimmigkeit der Anwesenden
- Abstimmen am eigenen Gerät; Handzeichen trägt die Leitung ein
- Subtraktionsverfahren und „Einstimmig angenommen“ in einem Schritt
- Ansicht für Beamer oder Zweitbildschirm
- Wortmeldungen per Handzeichen im Portal
- 05
Protokoll und Beschlusssammlung
Das Protokoll entsteht aus dem, was in der Versammlung erfasst wurde. Unterschrieben wird elektronisch, nacheinander.
- Protokoll und Anwesenheitsliste als PDF
- Elektronische Unterschrift durch Eigentümer, Beirat und Verwaltung
- Versand an die Eigentümer per E-Mail oder Brief
- Beschlusssammlung wird fortgeschrieben, als PDF im Portal
- Ereignisprotokoll: Check-in, Online-Teilnahme und jede Stimme mit Zeitpunkt
- 06
Umsetzen
Ein Beschluss ist erst erledigt, wenn er umgesetzt ist. In heytalo wird er deshalb zum Vorgang.
- Umsetzungs-Vorgang direkt aus dem Tagesordnungspunkt
- Zuständigkeit, Frist und Phasen wie bei jedem Vorgang
- Auftrag, Abnahme und Rechnung im selben Vorgang
- Offene Punkte tauchen bei der nächsten Tagesordnung wieder auf
Umlaufbeschluss
Entscheiden, ohne zu versammeln.
Nicht jede Frage kann bis zur nächsten Versammlung warten. Der Umlaufbeschluss läuft mit Frist, Erinnerungen und Ergebnis, ohne dass jemand Stimmzettel zählen muss.
- Abstimmen im Portal oder per Link ohne Anmeldung
- Eine Stimme je Einheit, einmal abgegeben
- Papierstimmen erfassen, eingescannten Stimmzettel anhängen
- Automatische Erinnerungen bis zum Fristende
- Vorspann nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG, bei abgesenktem Quorum nach Satz 2
- Ergebnis als PDF, Verkündung an die Eigentümer, Eintrag nach Impower
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Alle Umlaufbeschlüsse mit Frist, Liegenschaft und Status.
Für Eigentümer und Beirat
Alles zur Versammlung im Eigentümerportal.
Eigentümer sehen Termin, Tagesordnung und Unterlagen im Portal oder in der App. Der Beirat unterschreibt das Protokoll elektronisch, ohne dass Papier hin und her geht.
- Termin zusagen, absagen oder unter Vorbehalt
- Tagesordnung und Unterlagen am Handy lesen
- Vorab abstimmen und die Stimme zurückziehen, solange die Abstimmung läuft
- Vollmacht erteilen, auch an Angehörige
- In der Versammlung folgt das Handy dem aktuellen Tagesordnungspunkt
- Umlaufbeschlüsse, Protokolle und Beschlusssammlung an einer Stelle
Mit Impower abgeglichen. In beide Richtungen.
Eigentümer, Einheiten und Miteigentumsanteile pflegen Sie nicht doppelt. Und was in der Versammlung beschlossen wird, muss niemand nach Impower abtippen.
Aus Impower in heytalo
Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer mit Miteigentumsanteilen, Wirtschaftspläne und Dokumente für die Einladung.
Aus heytalo zurück nach Impower
Die Versammlung mit Tagesordnung und Stimmen, die Beschlusssammlung und die Ergebnisse von Umlaufbeschlüssen.
Bestehende Beschlusssammlungen als PDF oder Tabelle lassen sich mit Texterkennung übernehmen, damit die Historie der Gemeinschaft vollständig ist.
heytalo und ImpowerWas ein Versammlungs-Tool kann. Und was danach kommt.
Spezialisierte Versammlungs-Tools decken die Versammlung ab. heytalo auch, und dazu den Alltag davor und danach. Hier steht, was enthalten ist und was nicht.
Was zur Versammlung gehört
- Tagesordnung aus Vorlagen
- Einladung mit Vollmachtsformular
- Online-Vollmachten und Vorabstimmung
- Check-in und Anwesenheitsliste
- Live-Abstimmung und Handzeichen in einer Zählung
- Stimmrecht nach MEA, Köpfen oder Objekt
- Beamer-Ansicht
- Protokoll und Beschlusssammlung
- Umlaufbeschluss
Was in heytalo dazukommt
- Briefversand der Einladung direkt aus heytalo
- Angebotsvergleich, Finanzierungsrechner, Rücklagenplaner
- Elektronische Unterschrift durch Beirat und Verwaltung
- Versammlung, TOPs und Stimmen zurück nach Impower
- Beschlusssammlung im Abgleich mit Impower
- Umsetzung als Vorgang mit Frist und Zuständigkeit
- Eigentümerportal und App für alle Anliegen, nicht nur die Versammlung
Teil von heytalo
Der Beschluss wird zum Vorgang.
Nach der Versammlung fängt die Arbeit an: Angebote einholen, beauftragen, abnehmen, Rechnung prüfen. In heytalo hängt das alles am Vorgang, zusammen mit Anrufen, E-Mails und Briefen zu derselben Sache. Ihr Team sieht, wer dran ist.
- 01Beschluss in der Versammlung
- 02Vorgang mit Frist und Zuständigkeit
- 03Auftrag, Abnahme, Rechnung
- 04Offenes auf die nächste Tagesordnung
Häufige Fragen zur Eigentümerversammlung
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns.
Geht das auch hybrid oder rein online?
Ja. Wer online teilnimmt, stimmt im Portal oder in der App in derselben Abstimmung mit wie die Eigentümer im Raum. heytalo hat keine eigene Videokonferenz: Bild und Ton laufen über das Tool, das Sie schon nutzen. Ob online teilgenommen oder rein virtuell versammelt werden darf, regelt die Gemeinschaft per Beschluss. Die Voraussetzungen prüfen Sie bitte für Ihre Gemeinschaft.
Brauchen Eigentümer eine App?
Nein. Das Eigentümerportal läuft im Browser, die App ist optional. Für Vorab- und Live-Abstimmung melden sich Eigentümer im Portal an. Umlaufbeschlüsse gehen auch über einen Link ohne Anmeldung. Wer in der Versammlung kein Gerät nutzt, stimmt per Handzeichen ab, die Versammlungsleitung trägt die Stimme ein.
Wie berechnet heytalo das Ergebnis?
Je Tagesordnungspunkt legen Sie das Stimmrecht fest: nach Miteigentumsanteilen, nach Köpfen oder nach Objekt. Dazu wählen Sie die Mehrheit: einfach, qualifiziert, allstimmig oder einstimmig der Anwesenden. Vollmachten, Vorab-Stimmen, Stimmen am Gerät und Handzeichen fließen in dieselbe Zählung ein.
Was wird dokumentiert?
heytalo führt ein Ereignisprotokoll der Versammlung: Versand der Einladungen, Check-in und Check-out, die Zustimmung zur Online-Teilnahme und jede Stimme mit Zeitpunkt. Dazu kommen Anwesenheitsliste, unterschriebener Teilnahmenachweis und das elektronisch unterschriebene Protokoll.
Wie läuft ein Umlaufbeschluss?
Sie legen den Beschluss mit Frist an, heytalo setzt den Vorspann nach § 23 Abs. 3 WEG und lädt die Eigentümer ein. Abgestimmt wird im Portal oder per Link, Papierstimmen tragen Sie mit Scan nach. Bis zum Fristende erinnert heytalo automatisch. Das Ergebnis geht als PDF an die Eigentümer und nach Impower.
Brauche ich Impower?
heytalo ist tief mit Impower verbunden: Stammdaten und Wirtschaftspläne kommen von dort, Versammlung, Stimmen und Beschlusssammlung gehen zurück. Sie arbeiten mit einem anderen System? Sprechen Sie uns an.
Wo liegen die Daten?
heytalo wird bei IONOS in Frankfurt betrieben, mit einer eigenen Umgebung je Kunde.
Sehen Sie heytalo live.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen heytalo an Abläufen aus Ihrer Verwaltung. Fünf kurze Fragen, dann wählen Sie Ihren Termin.
- 30 Minuten per Video
- Zugeschnitten auf Ihre Größe und Ihre Software
- Kostenlos und unverbindlich
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Wie viele Einheiten verwalten Sie?
Damit wir die Demo auf Ihre Größe zuschneiden.
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